Gutes Wachstum fängt mit den richtigen Impulsen an

Absoluter Worst Case. 😱

Eine deiner besten Kolleginnen steht nervös in deiner Tür. Sie bräuchte einen persönlichen Termin. Am besten jetzt gleich.

Dein Magen verknotet sich. „Bitte lass es nicht wahr sein. Lass sie nicht kündigen...“

Doch leider passiert genau das. Sie hat die Kündigung schon bei HR abgegeben. Ihr war es nur wichtig, dass du es persönlich von ihr erfährst. Der Grund: Eine tolle neue Chance. Die konnte sie einfach nicht gehen lassen.

Du bist am Boden zerstört. Warum hast du das nicht kommen sehen?

Obwohl. Irgendwas war da.

Seit dem letzten Wachstumsschub eurer Company hattet ihr nur noch losen Kontakt. Ein erfahrener Senior Hire wurde ihr neuer Chef. Von dem kann sie viel lernen, hattest du dir damals gesagt.

Bei deinen seltenen Kontakten mit ihr gab es so eine seltsame Schwingung. Hättest du bloß mal nachgefragt!

Aber nun ist es zu spät.

Was hast du da nur übersehen?

Eine Menge. Denn die Entscheidung zur Kündigung trifft keiner über Nacht. Drei Phasen und 10 Warnzeichen sind erkennbar. Und genau die sind das Thema dieses Blogartikels.

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High Performer im grünen Bereich

Eure A-Player sind ein echtes Asset eures Teams. Maximal 15-20% euer Mannschaft. Sie zu führen, ist eine deiner herausforderndsten Aufgaben.

High Performer gibt es in zwei Ausprägungen: Superstars und Rockstars.

Superstars kennen ihren Wert, sind fordernd und setzen sich gerne an die Spitze von Veränderungen. Sie sind Talent-Trüffelschweine und motivieren mit ihrem extremen Anspruch. Superstars sind immer auf dem Sprung, wollen schnell voran kommen.

Motivierte Superstars

• zeigen extreme Ownership, meist weit über ihren Verantwortungsbereich hinaus.
• setzen sich gerne an die Spitze von Veränderungen und Wandel. Sie identifizieren Probleme - lösen sie aber auch.
• sind an vorderster Front mit dabei. In größeren Runden gerne als Wortführer.
• sind Top Recruiter: Sie begeistern andere A-Player, Teil eurer Company zu werden.
• suchen die Nähe der Gründer und des Führungsteams. Hier gehören sie hin.
• fordern aktiv Feedback und Entwicklungsmöglichkeiten ein.

Rockstars sind „solid as a Rock”, das Fundament eurer Teams. Sie ziehen auch langwierige, komplexe Projekte bis zum Ende durch. Als Teamplayer mit hohem Verantwortungsbewusstsein nehmen sie die Fäden auf, die andere fallen lassen.

Glückliche Rockstars agieren aus dem Hintergrund. Sie

• bringen schwierige Projekte mit Ausdauer und Konsistenz zum Erfolg.
• sind die Mutter der Garnison und muntern das Team in schwierigen Zeiten auf.
• fördern den Wissenstransfer im Team: Trainings, Dokumentationen...
• moderieren schwierige Konflikte im Team.
• übernehmen klaglos Aufgaben, um die sich die anderen drücken.

Wenn sich deine Superstars und Rockstars so verhalten, ist alles in Butter.

Doch was passiert, wenn sie unzufrieden werden - und was löst das aus?

Warnstufe Gelb:
Die Unzufriedenheit steigt

Die Unzufriedenheit der Superstars und Rockstars wird durch unterschiedliche Herausforderungen getriggert.

Die größte Gefahr bei Superstars: Langeweile und fehlende Perspektive.

In den letzten 2-3 Jahren bei euch haben sie unglaublich viel gesehen und gemacht. Jetzt kommt langsam Routine rein. Gähn, so geht es nicht weiter!

Sie haben sich schnell entwickelt, doch zum nächsten Sprung reicht es noch nicht. Es wird eben nicht jeder sofort CxO. Schlimmer noch: Du hast ihnen einen erfahrenen Seniors Hire vor die Nase gesetzt und damit die direkte Linie zu dir gekappt.

Zum Glück sind Superstars sehr transparent. Ihre Unzufriedenheit ist oft unüberhörbar.

Die größte Gefahr bei Rockstars: Burnout und Unsichtbarkeit.

Rockstars neigen dazu, sich zu überlasten, sagen aber nichts, wenn es ihnen zu viel wird. Ihre Hoffnung: Es wird schon jemand sehen, was sie leisten und sie retten. Leider passiert das nicht. Denn es ist ja komfortabel, sie im Maschinenraum sitzen zu haben.

Und wie es bei Maschinen so ist: Wir merken es nur, wenn sie NICHT arbeiten. Wenn alles läuft: Warum hinschauen, die macht doch einfach ihren Job?

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Quelle: Friedrich Karl Waechter.

Ganz gleich, was der Auslöser ist. In der Warnstufe Gelb realisieren High Perfomer, dass ihr Anspruch an den Job und die wahrgenommene Realität nicht mehr passen. Sie haben viel für das Unternehmen geleistet und fühlen sich jetzt als Opfer: Nicht genug gesehen, nicht genug Chancen. Frust baut sich auf und sie landen im (inneren) Drama - das sich Schritt für Schritt vertieft, wenn die dahinterstehenden Probleme nicht gelöst werden.

Vier Warnzeichen weisen auf Alarmstufe Gelb hin:

#1 Nachlassende Effektivität & Zuverlässigkeit

‍Viele High Performer sind super diszipliniert, zuverlässig und effektiv. Eine echte Bank. In Frust ändert sich das: „Wenn die nicht liefern, liefere ich auch nicht.“ Es wird ihnen egal, wie gut die Zusammenarbeit läuft. Warnzeichen:

• Regelmäßige Verspätungen bei Meetings und Abgabeterminen.
• Meetings werden schlecht vor- und nachbereitet.
• Ineffizienzen im Team werden nicht mehr angesprochen.

#2 Abnehmende Begeisterung‍

A-Player gehen gerne die Extra-Meile. Mit ihrer Begeisterung und ihrem Engagement sind sie ein Vorbild für das Team. Es ist ein Warnzeichen, wenn sie nur noch ihren Job machen und das Interesse an strategischen Themen verlieren:

• Keine freiwillige Übernahme von Verantwortung.
• Die Begeisterung nimmt ab, Passivität schleicht sich ein.
• Nur mäßige Beteiligung an Diskussionen rund um die Unternehmensentwicklung.

#3 Abnehmende Lösungsorientierung ‍

High Performer haben eine ausgeprägte Lösungsorientierung und treiben die Entwicklung des Unternehmens voran. Sie sehen UND lösen Probleme. Im Frust sehen sie weiterhin alle Probleme, lösen sie aber nicht mehr. Warnzeichen:

• Anprangern von Problemen, ohne die Initiative zu übernehmen.
• Anderen die Schuld für Probleme zuschieben.
• Ablehnung von Verantwortung und neuen Projekten.

#4 Künstliche Harmonie und übermäßige Kritik‍

A-Player lieben konstruktive Kritik und produktive Konflikte. Im Frust werden sie zu passiven Opfern oder passiv-aggressiven Verfolgern. Warnzeichen:

• Künstliche Harmonie statt offenem Feedback.
• Ätzende, wenig konstruktive Kritik, Abwertung der Leistung anderer.
• Konflikte im Team werden nicht angesprochen, sondern köcheln gelassen.

Wenn du eines oder mehrere dieser Warnzeichen siehst: Sofort in den Dialog gehen. Wertschätzung zeigen, verstehen, was die Probleme sind, und gemeinsam eine gute Lösung finden.

Warnstufe Orange:
Rückzug und Vorbereitung Markttest

In der Warnstufe Orange verfestigt sich der Frust. „Das ist alles Mist hier.“ „Die sehen mich nicht.“ „Ich werde hier nicht gewertschätzt.“  Diese Gedanken werden zur neuen Wahrheit.

Aus stillem Frust wird echter Ärger. Und der aktiviert: Vielleicht hilft ein neuer Job. Aber was bin ich am Markt wert? Und was kann ich hier heraushandeln?

Gleichzeitig reißt die Kommunikation ab. Denn im gemeinsamen Austausch würde man ja feststellen, dass vielleicht doch nicht alles so schlimm ist. Oder das es auch eine andere Perspektive auf die Probleme gibt.

#5 Rückzug aus dem Team‍

Motivierte High Performer lieben ihr Unternehmen und sind am liebsten überall mit dabei. Keine Party, keine All-Hands wird ausgelassen. In der Warnstufe Orange erlahmt das Interesse an der Company und seiner Zukunft. Die Company ist nicht alles im Leben. Warnzeichen:

• Absagen von Company-Events und teambildenden Maßnahmen.
• Lieber im stillen Kämmerlein, als in der Kaffeeküche.
• Rückzug ins Home Office.

#6 Start Personal Branding‍

Solange euer Teamie glücklich ist, ist ihm sein Außenbild meist ziemlich egal. Personal Branding kostet Zeit, die dann für wichtigeres fehlt. Das ändert sich jetzt: Denn Personal Branding erhöht den Marktwert. Warnzeichen:

• CV-Update bei LinkedIn, Erfolge und Leistungen werden detailliert beschrieben.
• Euer Teamie fängt an, über seine Tätigkeiten zu posten.
• Vermehrte Teilnahme an Netzwerkveranstaltungen.

#7 Abbruch der Kommunikation zur Führung‍

A-Player stehen gerne im Dialog mit den Gründern und dem Leadership Team. Diese enge Kommunikation wird in der Warnstufe Orange zunehmend gemieden: Bloß kein gegenseitiges Verständnis entwickeln. Die frustrierten High Performer suchen lieber Gleichgesinnte, die sie in ihrem Ärger bestätigen. Warnzeichen:

• Die 1:1 Meetings werden immer häufiger abgesagt.
• Ausweichen in Diskussionen.
• Schaffung neuer Foren: Die Allianz der Unzufriedenen.

#8 Gehalts- und Aufstiegsforderungen außerhalb der Reihe‍

High Performer sind happy, wenn sie fair bezahlt werden und sich gut entwickeln können. Sie stellen Forderungen, zeigen aber Verständnis für die Rahmenbedingungen. In der Warnstufe Orange müssen Geld und Status die Frustration kompensieren. „Schmerzensgeld“ und gleichzeitig Test des eigenen Wertes. Warnzeichen:

• Klage über nicht-marktgerechte Bezahlung und fehlende Karrierechancen.
• Gehalts- und Beförderungsforderungen jenseits der regulären Entwicklungsrunden.
• Vehemente Forderungen, teils bereits verbunden mit Drohungen des Weggangs.

Die vier Zeichen der Warnstufe Orange zeigen: Es ist höchste Zeit. Jetzt braucht es entschlossenes Handeln, um den High Performer noch gedreht zu bekommen.

Roter Alarm:
Bewerbung und Kündigung

Die Entscheidung ist getroffen. Jetzt wird der Absprung vorbereitet. Die Bewerbungsunterlagen werden zusammengestellt, es finden erste Gespräche statt. Und irgendwann kommt der Show down.

#9 Laufender Bewerbungsprozess‍

Der erste Schritt auf dem Weg zum Exit ist die Vorbereitung des Bewerbungsmaterials. Zwischenzeugnisse werden angefragt und LinkedIn weiter optimiert. Irgendwann stehen dann die ersten Gespräche an. Unerklärte Abwesenheiten, Terminblocker ohne Erläuterung, ein oder zwei Urlaubstage unter der Woche.

#10 Show down: Die Kündigung‍

Wenn du Glück hast, kommt dein High Performer zu dir, bevor er unterschreibt. Das ist die letzte Chance - und gerade bei den Rockstars oft auch ein Hilfeschrei: Eigentlich möchte ich hierbleiben. Überrede mich.

Jetzt heißt es, super schnell sein. Eine mutige, tragfähige Lösung für die weitere Entwicklung anbieten, verbunden mit einem festen Zeitrahmen.

Der Volksmund sagt: Reisende kann man nicht aufhalten.

Aber das muss nicht stimmen. Die meisten A-Player lieben euer Unternehmen. Aber irgendwas ist auf dem Weg schief gegangen. Zum Glück senden sie bereits frühzeitig Signale. Wenn du sie frühzeitig erkennst und entschlossen handelst, kannst du sie oft noch eines Besseren überzeugen.

Viel Erfolg bei der Früherkennung!

Key Take Aways

Eure A-Player sind ein echtes Asset. Leistungsstarke Kollegen, denen aufgrund ihrer Selbständigkeit oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Großer Fehler. Denn wenn sie gehen, ist der Schaden groß.

Erkenne die 10 Warnzeichen einer anstehenden Kündigung - denn nur dann kannst du frühzeitig handeln

Warnstufe Gelb: Steigende Unzufriedenheit
In der Warnstufe Gelb realisieren A-Player, dass ihr Anspruch an den Job und die wahrgenommene Realität nicht mehr passen. Frust baut sich auf. Das sind die ersten vier Warnzeichen.

#1 Nachlassende Effektivität & Zuverlässigkeit
#2 Abnehmende Begeisterung
#3 Abnehmende Lösungsorientierung
#4 Künstliche Harmonie und übermäßige Kritik

Warnstufe Orange: Rückzug und Vorbereitung Markttest
In der Warnstufe Orange wird der stille Frust zu echtem Ärger. Und der aktiviert: Der Markt wird getestet und die Verbindung zum eigenen Unternehmen mental gekappt.

#5 Rückzug aus dem Team
#6 Start Personal Branding
#7 Abbruch der Kommunikation zur Führung
#8 Gehalts- und Aufstiegsforderungen außerhalb der Reihe

Roter Alarm: Bewerbung und Kündigung
Die Entscheidung ist getroffen. Der Absprung wird vorbereitet.

#9 Laufender Bewerbungsprozess
#10 Kündigung

Jetzt heißt es schnell sein. Eine mutige, tragfähige Lösung für die weitere Entwicklung anbieten, verbunden mit einem festen Zeitrahmen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

Und nun zu dir!

• Weißt du, wie es deinen High Performern geht und was sie bewegt?
• Siehst du erste Warnsignale? Wo könntest du jetzt ansetzen?
• Wie stellst du sicher, dass das Thema High Performance regelmäßig im Leadership Team besprochen wird?

Wenn du tiefer eintauchen willst

Führe deine High Performer zum Erfolg: High Performaner sind ein echtes Asset eurer Company. Sie zu führen, ist eine deiner herausforderndsten Aufgaben. Lies hier, wie du sie identifiziert, was ihre Herausforderungen sind und wie du sie bestmöglich förderst.

Raus aus dem Alltags-Drama! Wir hassen sie alle: Köchelnde Konflikte. Kleine Dramen mit den immer gleichen Rollen. Lerne sie zu verstehen und brich selbstbewusst aus

So geht es nicht weiter!

Ein Teammitglied kommt nicht in die Gänge. Du hast alles Mögliche versucht. Gut zureden, Feedback, unterschiedlichste Projekte - Nichts funktioniert.

Erste kritische Stimmen werden laut. „Warum wird ihm das durchgelassen?“ „Immer muss ich ihre Baustellen aufräumen. Ich habe echt keinen Bock mehr.“

Die Erwartung an dich steigt von Tag zu Tag: „Wann greift sie endlich durch?“

Das Management von Low Performern ist eine kritische Führungsaufgabe.

Tust du nichts, signalisiert du dem Team: „Leistung zählt für mich nicht. Lieber bleibe ich in meiner Komfortzone.“

Kündigst du dem Teamie einfach, signalisierst du: „Der einzelne ist mir egal. Wer Fehler macht, hat keine zweite Chance.“

Beides schlägt auf die Stimmung des Teams.

Es braucht einen Mittelweg:
Ein klares Signal, dass es so nicht weitergeht,
und eine faire Chance zur Verbesserung.

Vorhang auf für den Performance Improvement Plan (PIP).

Lies in diesem Blogartikel, was einen guten PIP ausmacht. Hier findest du das passende Template (DE EN).

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Was ist ein PIP?

Ein PIP ist ein Dokument, in dem du dein Feedback zu den Performance-Problemen mit einem zeitlich begrenzten Plan zur Leistungsverbesserung kombinierst.

Er schafft Klarheit über die Probleme und definiert ein gemeinsames Vorgehen zu deren Lösung. Gleichzeitig macht er die Konsequenzen einer fehlenden Entwicklung transparent.

Das Signal: „Aktuell hast du Probleme. Lass mich dir helfen, ein erfolgreiches Teammitglied zu werden. Oder entscheide dich, deine Karriere woanders fortzusetzen.“

PIP gezielt einsetzen

Bei allem Goodwill ist das eine heftige Nachricht. Sei daher sorgfältig im Umgang mit diesem Instrument.

Nutze den PIP nur, wenn du an das Potenzial deines Teammitglieds glaubst. Denn ein PIP kann massive Ängste auslösen. 

Sein Einsatz lohnt sich, wenn dein Teamie Schwächen in bestimmten Feldern zeigt oder spezifischen Lernbedarf hat.

Für andere Leistungsdefizite eignet sich der PIP nicht:

• Persönliche Konflikte. Macht eine Moderation.
• Ernsthafte Vergehen: Sofortige disziplinarische Schritte.
• Leistungseinbruch aufgrund persönlicher Lebensumstände: Sozialer Support

In 4 Schritten zu mehr Klarheit

In ihrem Buch „Scaling People“ schlägt Claire Hughes Johnson vor, den PIP in vier Schritten aufzustellen.

Schritt #1: Muster erkennen, Hypothese aufstellen‍

Du hast realisierst, dass einer deiner Teamies immer wieder die gleichen Probleme hat. Deine zunehmend dringlicheren Feedbacks haben nichts bewirkt. 

Bereite den PIP vor, indem du dir ein Gesamtbild machst. Sammle Feedback von Kunden, Kollegen und anderen Teams. 

• Welche Muster erkennst du hinter den Problemen? Was könnten Ursachen sein? Was mögliche Lösungen? Welche Wirkung haben die Defizite auf das Team, Kundenbeziehungen, das Unternehmen?
• Welche Unterstützung hat dein Teamie bisher bekommen? Wie lief das Onboarding, welche Trainings gab es, wie klar waren die bisherigen Feedbacks?
• Was ist die bisherige Haltung des Teamies? Sieht sie das Problem? Ist er motiviert und will etwas ändern? Oder ist sie bereits disconnected? 
• Was sind die regulären Anforderungen der Rolle? Was genau ist nicht erfüllt? Wo liegen Anforderungen und Realität auseinander?

Auf Basis dieses Gesamtbildes kannst du bereits erste Hypothesen zur Gestaltung und zum Ausgang des PIP entwickeln.

Schritt #2: Den gemeinsamen Prozess anstoßen‍

Nutze dein nächstes reguläres 1:1 mit dem Teamie, um ihm oder ihr dein Feedback zu geben. Werde dabei sehr klar:

„Ich sehe ein Muster in der fehlenden Performance. Damit erfüllst du die Anforderungen der Rolle nicht. Lass uns strukturiert daran arbeiten, damit du deine Stärken wieder zur Geltung bringen kannst.“

Mit dieser Formulierung eröffnest du den offiziellen Prozess. 

In den meisten Fällen triffst du auf offene Ohren. Auch dein Teammitglied ist frustriert, gibt sein Bestes und kommt dennoch nicht weiter. Jetzt kann es strukturiert am Problem arbeiten. 

Geht in diesem Fall direkt an die Konzeption des PIP. Wo sind die größten Probleme? Was könnten Ursachen sein? Welche Maßnahmen und Unterstützung braucht dein Teamie? Wieviel Zeit braucht es, um klare Veränderungen zu zeigen?

Verabredet dann den nächsten Schritt: Ein Meeting, in dem ihr den PIP, den du jetzt erstellst, diskutiert und gemeinsam weiterentwickelt.

Leider gibt es auch Menschen, die ihre Probleme leugnen. Sie negieren deine Wahrnehmung, suchen Schuldige, stellen deinen guten Willen infrage. Konkrete Beispiele helfen jetzt in der Diskussion. Wenn auch das nichts bringt: Mach deinem Teamie klar, dass es nicht nur um die Leistung an sich geht, sondern auch darum, dass seine Leistung wahrgenommen wird. 

Zeige Verständnis: Leugnung und Wut sind typische Reaktionen auf schwieriges Feedback. Gibt deinem Teamie ein paar Tage, um das Gehörte zu verdauen und setze die Diskussion dann fort.

Egal wie das Gespräch läuft - dokumentiere es schriftlich. Am besten mit einer Mail an dein Teamie. 

Schritt #3: Den PIP aufsetzen‍

Jetzt wird es konkret. 

Übertrage all deine Überlegungen in den Entwurf des Performance Improvement Plans (Hier das Template (DE EN):

• Rolle & Erfolgskriterien: Beschreibe die Anforderungen an den Job des Teamies. 
• Identifikation des Problems: Beschreibe die Verbesserungsfelder: Probleme, Beispiele, Ursachen und Lösungsvorschläge.
• Ziele: Entwickelt SMARTe Ziele: Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. 
• Maßnahmen & Ressourcen: Definiert die Verbesserungs-Maßnahmen.
• Review Plan: Plant die Gesamtdauer, Check-Ins und das finale Review.
• Konsequenzen: Definiert eindeutig, was im Erfolgs- bzw. Mißerfolgsfall passiert. 
• Bestätigung: Unterschreibt beide den Plan. Ja, das haben wir verabredet.

Besprich diesen Plan mit dem Teamie. Vertieft die verschiedenen Themen und stellt sicher, dass die angestrebten Maßnahmen und Ressourcen wirklich zur Verbesserung beitragen. 

Zwei Themenfelder sind besonders schwierig: Die angemessene Dauer und klare Konsequenzen.

Die angemessene Dauer des PIP hängt von der Art der Probleme ab.

• 30 Tage für kleinere Probleme, die in der Hand des Teamies liegen, z.B. Zeitmanagement, Kommunikationsprobleme oder Pünklichkeit. Typische Maßnahmen: Wöchentliche Check-ins, kurze Trainings, Einführen von Routinen
• 60 Tage für tieferliegende Probleme, die gut kontrollierbar sind. Qualitäts-probleme, den Check grundsätzlicher Fähigkeiten oder Schwierigkeiten bei der Teamarbeit. Geeignete Maßnahmen: Teambuilding & Coaching, Zwischenziele und regelmäßige Überprüfung.
• 90 Tage für komplexe Fähigkeiten und bei organisatorischen Abhängigkeiten. Z.B. Abschlussquoten im Vertrieb, komplexe technische oder Marketingfähigkeiten oder Führungsfähigkeiten. Maßnahmen: Längere Schulungen, Coaching, abgegrenzte Projekte. 

Der zweite Schlüssel zum Erfolg eures PIPs sind klare Konsequenzen.

PIPs starten, nachdem „normale“ Feedbacks ins Leere gingen. Du hast deinem Teamie mehrfach gesagt, dass dich sein Verhalten frustriert. Aber Konsequenzen gab es keine. 

Anders beim PIP. Er definiert klare Konsequenzen, sowohl für die Erfüllung als auch die Nichterfüllung des PIP. Damit ist bereits bei Start des Programms klar, worauf sich dein Teamie einläßt -  es ist seine Entscheidung, welchen Weg er wählt.

Typische Optionen sind: 

• Der Teamie bleibt mit neuer Energie in Team.
• Ihr findet eine alternative Rolle in einem anderen Team.
• Ihr trennt euch voneinander. 

Schritt #4: Umsetzung des Plans‍

Ihr seid euch einig: So werden wir in den nächsten Wochen und Monaten zusammenarbeiten.

Nun geht es an die Umsetzung. Halte alle Meilensteine und Check-ins akribisch nach. Unterstütze dein Teamie, wo nötig - aber immer nur auf seine Anfrage. Nur dann kannst du erkennen, ob er in die Eigenverantwortung geht.

Stellt sicher, dass diese Veränderungen nachhaltig sind. Sonst steht ihr bald wieder vor dem gleichen Problem. 

Schließt den PIP mit einem finalen Reviewmeeting. Idealerweise könnt ihr jetzt feiern: Dein Teamie hat wieder Fahrt aufgenommen und ihr könnt gemeinsam weiter machen.

Oder es hat nicht geklappt. Dann hast du jetzt alles, um einen Exitprozess anzustossen.

Eine Chance, keine Strafe

Performance Improvement Pläne sind ein mächtiges Führungsinstrument - wenn sie wertschätzend eingesetzt werden. 

Leider ist das nicht immer der Fall. PIPs werden gerne genutzt, um Menschen bewusst rauszumanagen. Das Programm wird dann so eingestellt, dass der Teamie keine Chance hat, das Programm positiv abzuschließen. 

Ängste entsteht auch, wenn das Teammitglied unfair behandelt wird oder die Ursache der Probleme nicht kontrollierbar ist.

Glaubwürdige PIPs werden gemeinsam entwickelt, sind prädizierbar, werden als Chance wahrgenommen und setzen an den Ursachen an. Nimm dir während des PIPs Zeit für Feedback und Coaching und ermutige dein Teammitglied, in dem du auch kleine Fortschritte feierst. 

Fair und auf Augenhöhe eingesetzt, stärken PIPs die Teamkultur: Deine Teammitglieder sind engagierter, eure Beziehung verbessert sich und die Mitarbeiterbindung steigt.

Win-Win-Win
Für dein Teammitglied, für dich, für euer Team.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Key Take Aways

Einer deiner Teamies kommt nicht in die Gänge. Du hast schon alles versucht: Gut zureden, Feedback, verschiedene Projekte. Nichts funktioniert.

Zeit für einen Performance Improvement Plan (PIP).

Ein PIP kombiniert Feedback zu den Performance-Problemen mit einem zeitlich begrenzten Plan zur Leistungsverbesserung und klaren Konsequenzen. PIPs lohnen sich, wenn Schwächen oder Lernbedarf in bestimmten Bereichen bestehen.

Mit diesen 4 Schritten führst du ihn durch:

• Muster erkennen, Hypothesen aufstellen: Erstelle ein Gesamtbild der Situation. Sammle Feedback von Kunden, Kollegen und anderen Teams. Erkenne Muster und mögliche Ursachen der Probleme. Definiere die Anforderungen der Rolle und identifiziere die Diskrepanzen.
• Den gemeinsamen Prozess anstoßen: Nutze das nächste 1:1-Meeting für klares Feedback: „Ich sehe ein Muster in der fehlenden Performance. Damit erfüllst du die Anforderungen der Rolle nicht. Lass uns strukturiert daran arbeiten, damit du deine Stärken wieder zur Geltung bringen kannst.“ Vereinbare das nächste Meeting zur Diskussion des PIP.
• Den PIP aufsetzen: Übertrage deine Überlegungen in den PIP-Draft. Besprich den Plan und stelle sicher, dass Maßnahmen und Ressourcen klar und umsetzbar sind. Achte auf eine angemessene Dauer und klare Konsequenzen.
• Umsetzung des Plans: Bleibe dran. Halte Meilensteine und Check-ins akribisch nach. Unterstütze deinen Teamie, wo nötig, aber nur auf Anfrage. Schließt den PIP mit einem finalen Review-Meeting ab. Im besten Fall gibt es etwas zu feiern: Dein Teamie hat Fahrt aufgenommen. Falls nicht, habt ihr nun Klarheit.

PIPs sind ein mächtiges Führungsinstrument, wenn sie wertschätzend eingesetzt werden. Der größte Erfolgshebel: Nutze sie als Chance, nicht als Strafe. Fair und auf Augenhöhe eingesetzt stärken PIPs die Kultur: Deine Teamies sind engagierter, die Beziehung verbessert sich, und ihr erhöht die Mitarbeiterbindung.

Und nun zu dir!

• Hast du Menschen im Team, bei denen dein Feedback nicht ankommt. Wie gehst du heute mit ihnen um?
• Was konkret sind ihre Probleme, was könnten mögliche Ursachen und Lösungsansätze sein?
• Wie würdest du einen PIP für sie gestalten?

Weiterführende Artikel

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Klare Konsequenzen – Geheimwaffe der effektiven Kommunikation: Du hast deinem Kollegen schon x-mal gesagt, dass dich sein Verhalten stört. Aber nichts passiert. Lerne, mit klaren Konsequenzen endlich aus dem diesem Drama auszubrechen.

Time to say goodbye: So kündigst du gut: Trennungen sind nie schön. Und daher drücken wir uns oft viel zu lange drum. Lies hier, was eine gute, kulturprägende Trennung ausmacht.

Wie war deine Woche bisher? Mal wieder Stunden in unproduktiven Meetings verbracht?

Kaum eine Klage höre ich in meinen Coachings so oft, wie die über unproduktive Meetings. Man trifft sich, diskutiert ausgiebig, entscheidet vielleicht sogar etwas. Und dann passiert ..... nichts.

Die Fähigkeit, produktive Meetings zu führen, ist für Peter Drucker eine der 8 Schlüsselkompetenzen effektiver Executives.

Meetings sind DAS Medium unserer Führung. Hier läuft ein wesentlicher Teil unserer Führungsarbeit: Aufbau von Vertrauen, kritischer Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. All das braucht Interaktion.

Lies in diesem Blogartikel, mit welchen Hacks du Meetings effektiver gestalten kannst.

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Von der unproduktiven Mammutrunde...

Wenn ich an unproduktive Meetings denke, kommen mir immer sofort die großen Führungsrunden in meinen ersten Monaten bei etventure in den Sinn. Einmal im Monat trafen wir uns in einer Runde von bis zu 24 Führungskräften zum Management Meeting.

Die Inhalte: Blick auf die Zahlen, gegenseitige Updates. Einzelne Bereiche präsentieren sich. Diskussionen ohne klares Ziel.

Am Ende des Tages waren wir alle erschöpft und frustriert. Denn eigentlich war nichts passiert. Viel Reporting, Rechtfertigung, Selbstdarstellung, Diskussion. Aber keine Ergebnisse. Keine Entscheidungen. Unproduktive Blindleistung.

Das kennst du sicher auch aus deinen Meetings. Selbst bei kleineren Runden.

... zur effizienten Entscheidungsrunde

Dann haben wir die Führungsrunde radikal verkleinert. Von 24 auf 8. Für die strategischen Themen haben wir uns weiterhin einmal im Monat einen Tag Zeit genommen.

In den gut vorbereiteten Meetings wurden die Probleme diskutiert UND entschieden, die Entscheidungen dokumentiert und dann beim nächsten Mal nachgehalten.

Am Ende dieser Tage waren wir müde, aber glücklich. Wir hatten jede Menge Entscheidungen produziert und die Entscheidungen der vorhergehenden Session nachgehalten.

Der Vergleich dieser beiden Meetings bringt die „Hacks“ für produktive Meetings auf den Punkt:

• Liebe deine Meetings: Meetings sind DEIN Führungsmedium. Mach sie zu deiner Passion.
• Gute Vorbereitung. Der wichtigste Teil deines Meetings ist vor dem Meeting.
• Effektive Zusammenarbeit. Vollständige Entscheidungen, echtes Commitment.
• Systematisches Nachhalten. Erst die Umsetzung macht dein Meeting effektiv.

Produktive Meetings verlangen eine gute Portion Selbstdisziplin und das Verständnis, dass sich das Zeitinvest in die Vorbereitung und Diskussionen am Ende auszahlt.

Mit diesen Hacks werden deine Meetings produktiver und machen mehr Spaß.

Liebe deine Meetings

Der größte Produktivitätskiller von Meetings: Das Bedürfnis, keine Zeit zu verschwenden.

Für viele sind Meetings eine unnötige Ablenkung von der eigentlichen Arbeit. Meetings kosten Zeit und diese Zeit wird minimiert. Unvorbereitet reinrauschen, nicht wirklich präsent sein, nebenbei noch Mails beantworten, Diskussionen, die an der Oberfläche kratzen, unausgegorene Entscheidungen, null Dokumentation.

Kein Wunder, dass diese Meetings nichts bringen. Garbage in, Garbage out.

Fange an deine Meetings zu lieben. Mach gute Meetings zu deiner Passion. Meetings sind der Raum, in denen dein High Performance Team entsteht. Hier baust du Vertrauen auf, erlebst du die verschiedenen Perspektiven, holst dir Commitment ein, hältst dein Team accountable und richtest alle auf gemeinsame Ziele aus.

80% deiner Führungsarbeit passiert in Meetings. Deine Meetings werden produktiv, wenn du sie als DAS Medium deiner Führung wahrnimmst und sie liebevoll und mit großer Sorgfalt steuerst. Das kostet erst mal mehr Zeit, bringt euch aber schneller nach Vorne.

Gute Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete

Der wichtigste Teil des Meetings ist die Vorbereitung. Startet mit der Grundsatzfrage: Warum brauchen wir dieses Meeting? Macht es zum Standard, dass jeder, der ein Meeting plant, die folgenden 5 Fragen beantwortet:

• Löst das Meeting ein konkretes Problem? Probleme lösen, Entscheidung treffen – dafür sind Meetings da. Wenn es nur um Reporting und Infoweitergabe geht: Andere Formate finden. Vielleicht reicht ein kurzer Call, vielleicht müsst ihr euer Dashboard anpassen.
• Was ist das ultimative Ziel dieses Meetings? Werdet so konkret wie möglich: Ich will Entscheidung A treffen. Ich brauche neue Ideen zu Problem X. Wir müssen Z diskutieren und Optionen entwickeln. Je konkreter du bist, desto klarer wird, was im Meeting genau passieren muss.
• Wer muss unbedingt teilnehmen, um das Meeting-Ziel zu erreichen? Die Grundregel: So viele wie nötig, so wenige wie möglich.Stellt sicher, dass die richtigen Menschen am Tisch sitzen. Unvollständige Runden produzieren einen Rattenschwanz an Folgemeetings. Werden es mehr als 8 Menschen? Problem aufteilen, Organisation hinterfragen. Jenseits von 8 Teilnehmern werden Meetings zunehmend unproduktiv.

Microsoft Japan hat eine Regel, nach der Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern eine Freigabe von Chef brauchen. Eine wunderbares Signal Richtung kleiner Meetingrunden.

• Was müssen wir wissen, um direkt in die Diskussion zu kommen? Stellt sicher, dass die Teilnehmer alle notwendigen Informationen vorab bekommen. Bereitet die Informationen so auf, dass sie schnell erfasst und zu Entscheidungen gebracht werden können: Lösungsvorschläge mit Begründung, Entscheidungsoptionen...
• Was ist meine Rolle im Meeting? Wenn du als Leader und CEO einfach so ins Meeting gehst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du DER Entscheider wirst. Lass dein Team definieren, in welcher Rolle es dich braucht: Als Entscheider, Berater oder musst du nur informiert werden. Klare Signal: Ihr seid in der Verantwortung.

Meeting Hack #1: Keine Meetings ohne Agenda‍

Akzeptiere keine Meetings ohne Agenda und Vorinformationen zu den Themen auf der Agenda.

‍"Wir versuchen, uns über unser Ziel im Klaren zu sein, wenn wir uns zu einer Besprechung hinsetzen - sind wir in diesem Raum, um eine Entscheidung zu treffen oder um eine Diskussion zu führen? Keine Agenda = Kein Meeting.“

Sheryl Sandberg

Die konkrete Agenda hängt vom Ziel des Meetings ab. In Arbeitsmeetings kann sie sehr spezifisch sein. Für die regelmäßigen Abstimmungen im Team hat sich eine Standard-Agenda bewährt, die je nach Meeting (Operatives Weekly, Taktisches Monthly, Strategisches Quarterly) entsprechend ausgedehnt wird.

Hier ein Beispiel für ein 60-90 minütiges Weekly im Führungskreis.

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Das Team steuert das Meeting‍

Eigenverantwortung entsteht durchs Selbermachen. Das gilt auch für Meetings. Lass dein Team die Agenda definieren und die Meetings moderieren. Natürlich kannst du in der Vorbereitung auch deine Ideen und Anforderungen anbringen. Aber lass dein Team erst mal in die Vorleistung gehen.

Warum? Die Vorbereitung durch das Team ist eine wichtige Informationsquelle für dich: Welche Probleme sieht das Team, welche nicht? Wie strukturiert bereitet es die Informationen und Optionen aus? Wo wird bereits gut kooperiert? Wo hakt es in der Zusammenarbeit?

Effektive Zusammenarbeit

Pünktlich und präsent sein.‍

Respektiert eure Zeit. Startet super pünktlich. Seid präsent. Am besten alle anderen Kommunikationskanäle abschalten. Hört wirklich zu.

Meeting Hack #2: Sichtbarer Timer

‍Bei Nordstrom werden Meetings mit einem sichtbaren Countdown-Timer durchgeführt, um die Effizienz zu steigern.

Wolfgang Jenewein

Persönliches Warm-up‍

Startet jedes Meeting mit einem kurzen persönlichen Austausch. Auch wenn es scheinbar Zeit kostet: Das persönliche Warm-up macht euer Meeting produktiver. 5-10 Minuten Warm-up geben euch die Chance wirklich im Meeting anzukommen und umzuschalten. Und es schafft ein Klima des Vertrauens, in dem sich selbst kritische Diskussionen gut führen lassen.

Ich habe für die Teammeetings inzwischen immer mein Set „Darf ich dich das fragen?“  von Hotel Matze auf dem Tisch liegen. Im Check-in ziehe ich dann einfach eine Frage, die dann jeder in der ersten Runde beantwortet. Z.B. „Was denken andere über dich, was nicht stimmt?“ Der nette Nebeneffekt: Ihr lernt euch viel persönlicher kennen.

Meeting Hack #3: Rose, Dornen und Knospe

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Jeder berichtet zum Einstieg über einen Erfolg der letzten Tage (Rose), eine Herausforderung, vor der er stand (Dornen) und etwas, auf das er sich freut (Knospe).

Alisa Cohn

‍Kritischen Diskurs führen‍

Viele Diskussionen kratzen nur an der Oberfläche. Stellt sicher, dass alle kritischen Themen diskutiert werden. Konzentriere dich als Leader darauf, die richtigen Fragen zu stellen.

Startet mit der Exploration des Problems: Was ist hier das wirkliche Problem?

Definiert dann das Ziel und die Randbedingungen der Lösung: Welches Ziel wollen wir erreichen? Welche Kriterien erfüllt eine gute Entscheidung?

Oft reichen wenige gezielte Fragen, um Diskussionen nachhaltig zu vertiefen. Stellt dabei auch sicher, dass sich jeder beteiligt. Ziel: Jeder Teilnehmer sollte mindestens 2 Fragen gestellt haben.

Meeting Hack #4: Drei Optionen

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Bei Amazon dürfen Entscheidungen nur dann getroffen werden, wenn drei Optionen auf dem Tisch lagen. Dies zwingt die Teilnehmer dazu, über verschiedene Optionen nachzudenken und nicht die erstbeste Lösung zu wählen.

Wolfgang Jenewein

‍Vollständige Entscheidungen‍

Letzthin war ich im Partnermeeting einer Kanzlei. Große Frustration: Lange, oft engagierte Diskussionen, aber am Ende passierte nichts.

Das Problem: Unvollständige Entscheidungen.

Beispiel: „Wir kaufen eine Kaffeemaschine.“ klingt zwar nach einer Entscheidung, ist aber de facto nur ein guter Vorsatz. Denn es fehlt alles, was diese Entscheidung produktiv macht: Was heißt das genau, wer macht es und bis wann? Wer muss von dieser Entscheidung wissen, damit die Umsetzung funktioniert? Wann machen wir Zwischenchecks?

Erst, wenn ihr diese Fragen beantworten könnt, habt ihr eine vollständige Entscheidung. Mehr zu guten Entscheidungsprozessen in diesem Blogartikel.

Konsistente Dokumentation‍

Ohne Dokumentation werden hart erarbeitete Entscheidungen schnell vergessen. Nehmt euch am Ende des Meetings Zeit, die Ergebnisse und Entscheidungen gemeinsam schriftlich zu dokumentieren. Klingt bürokratisch, ist aber der beste Hebel, um potenzielle Missverständnisse zu klären und schafft echtes Commitment.

Meeting Hack #5: Letzte 10 Minuten

‍Bei Google werden die letzten 10 Minuten eines Meetings genutzt, um die Diskussion Revue passieren zu lassen, die nächsten Schritte zu beschließen und klare Handlungsaufträge zu erteilen.

Wolfgang Jenewein

Überzeugende Kommunikation‍

Die wenigsten eurer Entscheidungen werden nur die Teilnehmer des Meetings betreffen. Verlasst das Meeting nicht, ohne die Kommunikation in das Team vorzubereiten.  Ihr kommuniziert überzeugend, wenn ihr glaubwürdig seid, eure Entscheidung nachvollziehbar ist und ihr die Empfindungen eurer Kollegen berücksichtigt.

Systematisches Nachhalten

Meeting vorbei, Yeah! Endlich wieder arbeiten...

Aber wie gesagt: Euer Meeting ist nur dann effektiv, wenn die getroffenen Entscheidungen tatsächlich umsetzt werden. Sonst ist die ganze Meetingarbeit für die Katz.

Ich denke dabei immer an mein Lieblingszitat:

Am Ende wird alles gut - und wenn es noch nicht gut ist, dann ist es noch nicht das Ende.

Oscar Wilde

Haltet den Stand der Umsetzung und die Ergebnisse eurer Entscheidungen systematisch nach. Nutzt dazu die nächsten Regelmeetings oder Projektupdates.

Erst das Nachhalten gibt den Meetings eine Traktion, die allen Spaß macht. Ihr werdet von Meeting zu Meeting glaubwürdiger. Denn jetzt wird nicht nur viel geredet, sondern es passiert auch wirklich was.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

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Key Take Aways

Meetings sind der Ort, an dem wesentliche Teile unserer Führungsarbeit stattfinden: Aufbau von Vertrauen, kritischer Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Damit ist die Gestaltung produktiver Meetings eine Kernkompetenz starker Leader.

Folgende „Hacks“ helfen dir dabei:

• Liebe deine Meetings: Meetings sind DAS Medium deiner Führungstätigkeit. Mach es zu deiner Passion exzellente Meetings zu haben.
• Gute Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete. Bereite jedes Meeting mit 5 Fragen durch: Löst das Meeting ein konkretes Problem? Was ist das ultimative Ziel dieses Meetings? Wer muss unbedingt teilnehmen, um das Meeting-Ziel zu erreichen? Was müssen wir wissen, um direkt in die Diskussion zu kommen? Was ist meine Rolle im Meeting?  Vermeide Runden mit mehr als 8 Teilnehmern. Verlange immer eine Agenda. Lass die Vorbereitung vom Team steuern - das schafft Ownership.
• Effektive Zusammenarbeit. Seid pünktlich und präsent. Macht ein persönliches  Warm-up. Stell sicher, dass ihr den Themen im kritischen Diskurs auf den Grund geht. Trefft vollständige Entscheidungen: „Wer mach was bis wann mit welchen Zwischenchecks“. Dokumentiert eure Entscheidungen im Meeting und klärt Missverständnisse. Bereitet eine überzeugende Kommunikation an das Team vor.
• Systematisches Nachhalten. Erst die Umsetzung macht dein Meeting effektiv. Stellt die Umsetzung in Folgemeetings oder Projektupdates sicher. Und schafft damit eine Traktion, die allen Spaß macht und dir als Leader Glaubwürdigkeit gibt.

Und nun zu dir!

• Was ist deine Haltung zu Meetings? Sind sie ärgerliche Störungen im Arbeitsalltag oder dein Medium zur Schaffung eines High Performance Teams?
• Wie sehen eure Meetings aus? Welche Meetings sind effektiv, welche funktionieren nicht? Was kannst du ändern?
• Welcher der Hacks bringt euch am besten weiter? Teste ihn im nächsten Meeting?

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In 5 Schritten zur effektiven Entscheidung: Bringe eure Entscheidungen auf das nächste Level.

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